Οικονομικά / Λογιστική Μικρή Επιχείρηση

AI Expense Tracker

Μετατροπή καθημερινών μηνυμάτων chat σε οργανωμένα οικονομικά αρχεία. Παρακολούθηση εξόδων μέσω Slack με φυσική γλώσσα στα Ελληνικά και Αγγλικά.

5 δευτ. Καταγραφή εξόδου

95%+ Ακρίβεια

<2% Χαμένα αρχεία

Η Πρόκληση

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και οι πολυάσχολοι επαγγελματίες συχνά δυσκολεύονται με την παρακολούθηση εξόδων. Η παραδοσιακή προσέγγιση — αποθήκευση αποδείξεων, άνοιγμα spreadsheets, χειροκίνητη κατηγοριοποίηση κάθε αγοράς — δημιουργεί τριβή που οδηγεί σε ελλιπή αρχεία και χαμένες εκπτώσεις.

Ο πελάτης μας χρειαζόταν μια λύση που θα:

Εξαλείψει τη χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων για καθημερινά έξοδα
Υποστηρίζει Ελληνικά και Αγγλικά άψογα
Λειτουργεί μέσα σε υπάρχουσες ροές εργασίας (χωρίς νέες εφαρμογές)
Κατηγοριοποιεί αυτόματα έξοδα σε 14+ κατηγορίες
Δημιουργεί μηνιαίες αναφορές χωρίς επιπλέον προσπάθεια
Διαχειρίζεται φωτογραφίες αποδείξεων μαζί με καταχωρήσεις κειμένου

Ο στόχος ήταν απλός: κάνε την καταγραφή εξόδων τόσο εύκολη όσο η αποστολή ενός μηνύματος.

Η Λύση

Φτιάξαμε ένα έξυπνο σύστημα παρακολούθησης εξόδων που ενσωματώνεται απευθείας με το Slack. Οι χρήστες απλά πληκτρολογούν τα έξοδά τους σε φυσική γλώσσα — το AI αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.

Πώς Λειτουργεί

Ο χρήστης γράφει: πρωινό και καφέδες 11 (breakfast and coffee 11)

→

Το σύστημα εξάγει:

Ποσό: €11,00
Κατηγορία: Φαγητό
Τίτλος: πρωινό και καφέδες
Ημερομηνία: Αυτόματη καταγραφή

Κατασκευάστηκε με:

n8n (self-hosted)GPT-4.1-miniSlack APIGoogle SheetsGmail API

Βασικά Χαρακτηριστικά

Εισαγωγή Φυσικής Γλώσσας

Χωρίς φόρμες, χωρίς dropdowns. Απλά γράψε σαν να στέλνεις μήνυμα σε φίλο: "καφές 3.50" ή "βενζίνη 45€"

Υποστήριξη Πολλών Γραμμών

Καταγράψτε πολλαπλά έξοδα σε ένα μήνυμα. Κάθε γραμμή γίνεται ξεχωριστή εγγραφή με μοναδικά tracking IDs.

Υποστήριξη Επεξεργασίας

Αλλάξατε γνώμη; Επεξεργαστείτε το μήνυμα Slack. Το σύστημα ανιχνεύει τροποποιήσεις και ενημερώνει εγγραφές αυτόματα.

Φωτογραφίες Αποδείξεων

Ανεβάστε εικόνες αποδείξεων. Το GPT Vision εξάγει όνομα καταστήματος, ποσό, ημερομηνία και τρόπο πληρωμής.

14+ Κατηγορίες

Αυτόματη κατηγοριοποίηση σε έξοδα σπιτιού, φαγητό, μεταφορές, υγεία, επιχείρηση, δώρα και άλλα.

Μηνιαίες Αναφορές

Αυτοματοποιημένες HTML email αναφορές με περιλήψεις, αναλύσεις ανά κατηγορία και λεπτομερείς λίστες εξόδων.

Αποτελέσματα

Χρόνος καταγραφής εξόδου 2-3 λεπτά 5 δευτερόλεπτα

Χαμένα αρχεία εξόδων ~30% <2%

Προετοιμασία μηνιαίας αναφοράς 2 ώρες Αυτόματη

Ακρίβεια κατηγοριοποίησης Χειροκίνητη 95%+ με AI

"Απλά γράφω 'καφές 3' και ξεχνάω. Στο τέλος του μήνα, τα πάντα είναι εκεί, οργανωμένα και έτοιμα για τον λογιστή μου."

Τεχνικά Χαρακτηριστικά

     Προστασία ταυτοχρονισμού: Μηχανισμός lock file αποτρέπει διπλή επεξεργασία 

     Φιλτράρισμα bot: Το σύστημα αγνοεί τα δικά του μηνύματα για αποφυγή loops 

     Διαχείριση σφαλμάτων: Αφιερωμένο workflow σφαλμάτων με ειδοποιήσεις Slack 

     Πλήρες ιστορικό: Λειτουργικότητα soft-delete διατηρεί πλήρες ιστορικό 

     Δίγλωσση υποστήριξη: Επεξεργάζεται Ελληνικά και Αγγλικά με ίση ακρίβεια 

n8nSlackGPT-4Google SheetsΠαρακολούθηση ΕξόδωνAI

Θέλετε Παρόμοιο Αυτοματισμό;

Ας συζητήσουμε πώς μπορούμε να φτιάξουμε μια custom λύση που ταιριάζει στη ροή εργασίας σας.

Δωρεάν Συνάντηση Επικοινωνήστε